Inicio » 2015 » febrero

Monthly Archives: febrero 2015

EPM Burgos desde el punto de vista de un Organizador.

El Blog llevaba algo de tiempo parado y he creído que podría ser enriquecedor para todos contar cómo son las tramoyas de un evento medianamente grande y Europeo.

El EPM BURGOS (European Plannin Meeting) fué el primer evento de la serie (antigua EBM) desarrollado en Burgos entre el 17 y el 21 de Febrero de 2015.  Su temática fue las relaciones Europa -Rusia con el sabido trasfondo del conflicto Ucraniano y la planificación del próximo Agora que se celebrará en Asturias. Y yo me siento orgulloso de decir que estuve allí y ayudé a hacerlo realidad.

El trabajo llevaba en marcha mucho tiempo antes de que yo entrase allá por el Ágora Cagliari. Cuándo Puras, Harry y demás me convencieron de unirme a su equipo a hacer las tareas de IT, no sabía en lo que me metía pero a diferencia de lo que se suele decir en estos casos si me lo ofreciesen ahora, lo volvería aceptar encantado.

Un evento grande no es el trabajo de uno sólo, ni siquiera un gran líder podría llevarlo a cabo. Es fruto del esfuerzo, la dedicación y el trabajo de muchos, de un EQUIPO.

Un equipo al que nunca le faltan trabas, algunas accidentales, otras más o menos intencionadas, pero trabas al fin y al cabo. Unos obstáculos que sólo la determinación –y a veces el orgullo personal – pueden superar.

No es concebible un evento así sin la cooperación externa. Mucha gente, mucho trabajo y poco presupuesto. AEGEE es una asociación estudiantil de gente implicada con Europa y que la considera su hogar. Y como tal hogar, debe ser visitado a menudo, lo cuál suele ser difícil económicamente para un estudiante. AEGEE es ese tren que te lleva a casa, y debe hacerlo por solo 50€. Esto es imposible si no te ayuda alguien, no con dinero, sino con un gimnasio, unas aulas, un seguro… ese ángel ha sido, en este caso, la Universidad de Burgos y con ella el Ayuntamiento, la Diputación de Burgos y multitud de empresas que con un pequeño detalle a cambio de publicidad, consiguen llenar el evento.

Suena poético que son más importantes las personas que los medios, pero si algo me ha enseñado este evento es que es una afirmación tan real cómo que mañana saldrá el Sol. Son tantos los detalles que se deben pulir en un evento al que asistirán casi 300 personas que es imposible que uno solo pueda tenerlos en cuenta. Vasos, cuchillos y tenedores se nos habría ocurrido a todos… Pero ¿Y las bandejas? ¿Los cazos? ¿Enchufes? ¿Inchadores? ¿Linternas? Y un sinfín de pequeños detalles que llenan una lista cuanto menos épica.
Y no sólo tenerlos en cuenta. De poco sirve tener una lista si nadie la lleva a cabo. Es indescriptible la seguridad que te da tener un equipo cómo ha sido el del EPM Burgos. Un día desvelado en la cama te preguntas “Habrá pensado alguien en…” y escribes un mensaje antes de que el sueño te venza y antes de que te levantes ya ha contestado alguien “Si, ya estába pensado” y sientes por ello un alivio increíble.

Mi trabajo consistía en un primer momento en el propio de IT, es decir, una Web, redes sociales, alguna forma de pago Online, gestión de correos, dominios… y rápidamente devoraba todo lo que se ponía a mi paso y en lo que podía ayudar. Incoming, lista de participantes, resolución de correos, ideas… Y todo ello únicamente por sentir que estábamos haciendo algo grande y que lo estábamos haciendo bien, formando parte de ese organismo al que no me cansaré de alabar y del que sentía y vivía cada avance como un crecimiento personal y colectivo impresionante.

A medida que avanzaba, a veces me desesperaba y otras me enfadaba, debo reconocerlo. E-Mails con tonos inapropiados -Se cómo es mi inglés, pero alguien dijo por ahí que le hacía llorar los ojos-, con mil y una preguntas de participantes, datos incompletos, preguntas de todas partes  y un sin fin de cosas que no sólo no facilitaban la visa sino que estresaban. ¿Pero no es aburrido un camino sin obstáculos?, ¿no nos perdemos en la montaña cuando queremos disfrutarlo?.

Luego llegaron los nervios, hay que reconocerlo. Las horas (o días) previas al evento te surgen mil y una dudas, incluso de ti mismo. En mi caso estaba horrorizado de que se me hubiese “escapado” algún participante, no pasaba nada, pero estropearía algo que habías concebido e idealizado casi para que fuese de cuento.

De repente todo se calmó. Estaba en la cabina de control del Salón de Grados de la Universidad de Burgos y salvo un cambio de guión que había cambiado un pequeño orden entre los presentadores y nosotros todo iba bien. Quité el último video (de presentación de la UBU) y ya estaba, el EPM inaugurado. Desde entonces todo dependía de nosotros y en gran parte del trabajo previo y estaba seguro de que lo haríamos bien.

No voy a contar sobre el desarrollo, todos los problemas e imprevistos que surgieron… aquello lo vivieron los participantes y deben ser ellos lo que lo cuenten desde su perspectiva. Sólo remarcar que impresionante Luesma conmigo en la sala principal.

Por último, quiero añadir que lo he disfrutado enormemente, he dormido poco -10 horas en tres días- pero me siento enormemente orgulloso de mis compañeros, o mejor dicho amigos que han conseguido que este evento estatutario sea recordado –o al menos eso dicen- cómo uno de los eventos mejor organizados (o el mejor) de la reciente historia de AEGEE.

Muchas gracias,
Solo uno !

Anuncios